Slijedite uobičajeni napredak upozorenja. Upozorenja koja se izdaju zaposlenicima općenito se izdaju nakon određenog napredovanja ili eskalacije. Prateći napredovanje, možete pomoći zaposleniku da shvati točno koju razinu discipline trenutno prima i koliko je ozbiljan problem. Pregledajte sljedeći tijek upozorenja zaposlenika kako biste saznali je li vrijeme za pismeno upozorenje: Usmeno upozorenje Pisano upozorenje Završno pismeno upozorenje Otkaz zaposlenika.
Slijedite kodeks organizacije. Prije izdavanja pisanog upozorenja zaposleniku, trebali biste konzultirati disciplinski kodeks svoje organizacije. Provjerite slaže li se kôd s vašom odlukom da izdate pisano upozorenje. Uskladite ozbiljnost problema s disciplinskim kodeksom koji vaša organizacija koristi prije podnošenja pismenog upozorenja. Neki problemi možda nisu ozbiljni ili se tom zaposleniku mogu dogoditi prvi put. To može zahtijevati jednostavno verbalno upozorenje. Drugi problemi mogu biti prilično ozbiljni i mogu zahtijevati pismeno upozorenje, zaobilazeći usmeno upozorenje. To može uključivati krađu ili prijetnje nasiljem.
Prikupite informacije o problemu. Prije izrade pisanog upozorenja morat ćete prikupiti sve relevantne informacije o zaposleniku i problemu. Prikupljanje ovih informacija omogućit će vam da procijenite je li pisano upozorenje primjereno, kao i da napišete detaljno i učinkovito upozorenje. Saznajte datume i vremena svih prekršaja zaposlenika. Detaljno opišite sve razgovore ili prethodna usmena upozorenja o ovom problemu. Prikupite stare dokumente koje je zaposlenik potpisao, dokumentirajući njihovo prihvaćanje uvjeta tvrtke i ilustrirajući njihovo kršenje.
Razgovarajte sa zaposlenikom. Prije popunjavanja i izdavanja pismenog upozorenja, trebali biste nasamo razgovarati s dotičnim zaposlenikom. Ovaj sastanak omogućit će vam da bolje razumijete situaciju i točno procijenite je li sljedeći korak izricanje pisanog upozorenja zaposleniku. Razgovor može otkriti da je problem bio nesporazum i da nije potrebno ništa dalje poduzimati. Možda ćete moći prikupiti više informacija o incidentu, što će vam omogućiti bolje izdavanje pismenog upozorenja ako bude potrebno.
Odredite je li vaša dužnost izdati ili napisati upozorenje. U većim organizacijama može biti nejasno tko bi trebao uručiti pismeno upozorenje, osobito ako zaposlenik ima više od jednog nadređenog ili menadžera. Provjerite je li politika tvrtke da ste vi taj koji mora napisati ili dostaviti upozorenje zaposleniku. Općenito, izravni nadređeni će izdati pismo. U nekim slučajevima odluka o izdavanju pisanog upozorenja može se donijeti na sastanku skupine.
Uključite potrebne podatke. Iako se zahtjevi mogu razlikovati od organizacije do organizacije, postoje neki zajednički elementi koje biste željeli uključiti u svoje pisano upozorenje. Pregledajte sljedeće informacije kako biste izradili informativno i učinkovito pisano upozorenje: Uključite imena svih uključenih strana. Priroda kaznenog djela. Datum i vrijeme kada se prekršaj dogodio. Pojedinosti o upozorenju i vremensko razdoblje uključeno u upozorenje. Upute za zaposlenika kako popraviti situaciju. Posljedice ovog prekršaja kao i posljedice budućih problema.
Budite što precizniji. Kada pišete svoje upozorenje, morat ćete biti što konkretniji i detaljniji. Uključivanje jasnih i sažetih pojedinosti u vaše upozorenje pomoći će u prenošenju točnog problema i omogućiti vašem zaposleniku da bolje izvrši ispravke i izbjegne daljnja kršenja u budućnosti. Uključite jasne izjave koje opisuju predmetni problem. Na primjer, “23. lipnja prijavljeno je da ste bili uključeni u fizički sukob s drugim zaposlenikom.” Upozorenja bi trebala jasno pokazati što će se dogoditi ako se ponašanje zaposlenika ne ispravi. Na primjer “Ako se dogodi još jedno kršenje, izdat ćemo samo jedno posljednje upozorenje prije prekida.”
Pisano upozorenje dostaviti osobno. Iako je upozorenje napisano, nećete ga poslati poštom ili e-poštom tvrtke. Dostava pisanog upozorenja mora se obaviti osobno, tijekom privatnog sastanka s dotičnim zaposlenikom. To će omogućiti izravan razgovor između obiju strana i jasnu komunikaciju o predmetu. Dogovorite termin za najraniji slobodni termin. Dajte i neke pozitivne povratne informacije. Nemojte se fokusirati samo na negativno tijekom sastanka.
Provjerite razumije li zaposlenik upozorenje. Nakon što ste napisali upozorenje i dostavili ga zaposleniku, trebali biste se uvjeriti da zaposlenik razumije upozorenje. Razgovarajte o uvjetima upozorenja, koliko će trajati, zašto ga primaju i kako mogu raditi na ispravljanju svog smjera djelovanja u budućnosti. Većina pisanih upozorenja imat će mjesto za potpis. Neka vaš zaposlenik potpiše upozorenje, izjavljujući da ga razumije i slaže se s njim. Dajte zaposleniku pravo na osporavanje potraživanja. Neke informacije možda nisu točne i trebali bi imati pravo preispitati upozorenje.
