Znajte što želite od poziva. Prije nego uopće podignete slušalicu, važno je utvrditi što želite postići telefonskim pozivom. Na primjer, ako zovete nekoga za koga ste romantično zainteresirani, cilj bi mogao biti pozvati ga na spoj. Tijekom poslovnog razgovora poanta može biti prodati svoju robu ili usluge. Zapitajte se što se nadate da će izaći iz razgovora. Kada je moguće, dobro je biti što precizniji kada identificirate svoju metu. To vam može pomoći da se bolje pripremite za intervju. U nekim slučajevima, vaš cilj poziva može biti općenitiji. Na primjer, možete nazvati tvrtku da pitate o uslugama koje nudi, a da ne znate točno što vas zanima. Informacije koje dobijete mogu vam pomoći da razjasnite što točno trebate ili želite.
Istražite s kim razgovarati. Kada zovete da biste razgovarali s nekim koga ne poznajete dobro, možda biste željeli dobiti neke osnovne informacije o njemu. To vam može pomoći da dobijete bolju ideju o tome što možete očekivati od razgovora. Na primjer, ako razgovarate s direktorom tvrtke, on je vjerojatno jako zauzet i neće imati puno vremena za razgovor s vama. Ako zovete nekoga tko je sramežljiv, možda ćete morati najviše razgovarati. Ako telefonirate poslovno, posjetite web stranicu tvrtke za koju osoba koju zovete radi. Trebali biste moći pronaći njihovu titulu i možda biografiju koja vam može pomoći da steknete ideju o tome tko su. Ako telefonirate osobno, prije poziva pitajte prijatelja koji poznaje osobu koju zovete kakva je.
Zapišite nekoliko tema za razgovor. Nakon što znate što želite i s kim ćete razgovarati, možda ćete se osjećati bolje ako zabilježite neke bilješke za telefonski poziv. To mogu biti točke koje želite istaknuti ili pitanja koja želite postaviti. Posjedovanje popisa može vas spriječiti da zaboravite nešto važno kada zapravo obavite poziv. Može vam pomoći da napravite okvirni redoslijed onoga što planirate reći tijekom poziva. Očito, morat ćete se prilagoditi na temelju odgovora vašeg partnera, ali to vam može pomoći da ostanete na pravom putu ako ste nervozni zbog telefonskog razgovora. Razmislite o tome koliko ćete vremena vjerojatno imati za razgovor. Najbolje je pretpostaviti da nećete imati puno vremena pa bi se trebali usredotočiti na najvažnije teme o kojima želite razgovarati.
Pozdravi i predstavi se. Prvo biste trebali pozdraviti osobu koja odgovara, na primjer zdravo ili zdravo. Većina ljudi ovih dana ima ID pozivatelja, ali ipak biste se trebali predstaviti osim ako vas osoba na kraju reda ne pozdravi imenom. Ako zovete nekoga koga prilično dobro poznajete, vaše ime može biti dovoljno. U drugim situacijama, međutim, možda ćete morati dati više podataka kako bi vas ta osoba mogla identificirati. Kada je riječ o pozdravima, možete koristiti i one koji su specifični za doba dana, poput “Dobro jutro”, “Dobar dan” ili “Dobro veče”. Ako upućujete poslovni poziv, trebali biste ponuditi i ime tvrtke za koju radite. Na primjer, možete reći: “Dobro jutro, ovdje Jessica Bryant iz Grace Advertisinga.” Ako zovete nekoga za koga ste romantično zainteresirani, možete spomenuti gdje ste se upoznali. Na primjer, možete reći: “Bok, ovdje Mike Daniels. Upoznali smo se u teretani prošli tjedan.” Ako zovete nekoga s kim dijelite zajedničkog prijatelja, trebali biste navesti ime svog prijatelja. Na primjer, možete reći: “Zdravo, ovdje Alice. Ja sam Ericov prijatelj… Mislim da ti je rekao da ću nazvati.” Ako zovete u vezi s slobodnim radnim mjestom, trebali biste spomenuti gdje ste saznali za radno mjesto. Na primjer, možete reći: “Bok, moje ime je Noah Reynolds. Zovem zbog posla koji ste jučer objavili u novinama.” Ako zovete tvrtku da tražite generičke informacije, ne morate nužno ponuditi svoje ime. Možete samo reći: “Bok, zanimaju me vaše usluge skladištenja.”
Pitajte je li dobro vrijeme za razgovor. Ako želite uspješan telefonski razgovor, važno je osigurati da je osoba koju zovete jednako usredotočena na njega kao i vi. Zato je dobro pitati ih imaju li vremena za razgovor prije nego što pokušate započeti razgovor. Ako kažu da imaju vremena za razgovor, možete započeti razgovor. Ako kažu da su zauzeti ili izlaze, trebali biste pronaći drugo vrijeme za razgovor. Ako osoba koju zovete nije spremna razgovarati kada nazovete, zakažite drugi termin prije nego što spustite slušalicu. Mogli biste reći: “Bi li u redu da te nazovem popodne? Možda u 3?” Ako vas druga osoba želi nazvati, ponudite dan i vrijeme kada ćete biti dostupni. Mogli biste reći: “Bit ću dostupan sutra ujutro. Možda oko 10?”
Razbijte led malim razgovorom. Ako zovete da nešto pitate ili prodate, ne morate nužno ići odmah na ono što želite. Ovo može biti neugodno za osobu koju zovete. Umjesto toga, pokušajte izgraditi odnos razgovorom o laganim temama, poput vremena. Ipak ne pričaj predugo. Druga osoba može postati nestrpljiva. Ako poznajete pozivatelja, prilagodite šalu interesima za koje znate da ih ima. Na primjer, ako zovete nekoga za koga znate da je ljubitelj sporta, mogli biste reći: “Sinoć je bila neka utakmica Cardinalsa, zar ne?” Ako ne poznajete osobu koju zovete, šalite se općenito. Na primjer, možete reći: “U zadnje vrijeme je jako vruće, zar ne? Ne sjećam se da je prošlo ljeto bilo ovako loše.”
Idi na pozivnu točku. Nakon što osjetite da ste vi i druga osoba ugodniji i opušteniji, vrijeme je da prijeđete na srž stvari. Recite osobi zašto zovete. Budite što je moguće jasniji i koncizniji jer ćete zvučati samopouzdanije od brbljanja. Iako želite pokazati povjerenje, budite pristojni ako nešto tražite od osobe koju zovete. Ako predugo pričate bez prestanka, druga vas osoba može početi isključivati. Dobro je stati i dobiti povratnu informaciju ako imate puno za reći. Nemojte jesti hranu niti žvakati žvakaću gumu dok razgovarate telefonom. Buka može dati dojam da niste baš uključeni u razgovor.
Pronađite mirno mjesto. Kada dođe vrijeme za upućivanje poziva, želite biti sigurni da je što uspješniji. To znači da želite stvoriti okruženje pogodno za razgovor, stoga pronađite mirno mjesto za korištenje telefona. Želite svesti pozadinsku buku na najmanju moguću mjeru kako ne biste morali tražiti drugu osobu da ponavlja nešto ili vikati kako bi vas čuli. Najbolje mjesto za poziv je prazna soba sa zatvorenim vratima. Na taj način zajamčen vam je miran prostor. Ako morate obaviti poziv u uredu s otvorenim prostorom gdje možete čuti svoje suradnike, možda biste trebali tempirati svoj poziv tako da u uredu ne bude gužve. Na primjer, možete uputiti poziv za vrijeme ručka ili na kraju dana kada ljudi idu kući. Kad je moguće, izbjegavajte važne telefonske pozive na javnim mjestima, poput restorana ili trgovine. Obično su puni smetnji i preglasni za uspješan razgovor. Ako morate nazvati nekoga dok ste vani, pokušajte pronaći mirno mjesto, poput hodnika ispred kupaonice u restoranu ili praznog prolaza u trgovini.
Provjerite je li signal dobar. Ovih dana mnogi ljudi koriste mobilne telefone kao svoj glavni telefon. Ako je ovo vaš slučaj, prije nego što uputite poziv, provjerite imate li jak signal na telefonu kako biste znali da će kvaliteta biti dobra. Hodajte okolo dok ne dobijete signal koji vam odgovara. Ako ga ne možete dobiti na mobitelu, možda ćete htjeti koristiti fiksni telefon. Kvaliteta zvuka fiksnog poziva obično će biti bolja od mobilnog telefona, pa ako je vaš poziv vrlo važan, možda biste trebali koristiti fiksnu liniju ako je moguće. Ovo je osobito istinito ako zovete nekoga tko je stariji i čiji sluh možda nije tako dobar. Kada koristite mobilni telefon, obavezno ga držite tako da interni mikrofon može bez problema uhvatiti vaš glas. Najbolje je ne upućivati važne pozive preko zvučnika.
Pobrinite se da vam bude udobno. Prije nego počnete birati broj, želite biti sigurni da ste spremni potpuno se usredotočiti na razgovor. Na primjer, pobrinite se da ne morate ići u kupaonicu i popiti piće u blizini u slučaju da ožednite. Također je dobro imati maramice pri ruci u slučaju da morate kihnuti tijekom poziva. Odlučite hoćete li za poziv biti udobnije sjediti ili stajati. Ako ste nervozni, možda ćete otkriti da vam polagano hodanje tijekom razgovora može pomoći da se smirite.
