Najbolje je javiti se nakon 2 ili 3 zvona. Ako pustite da zvoni više od 3 puta, pozivatelj bi mogao postati nestrpljiv i osjećati da je njegov poziv ignoriran. S druge strane, ako se javite nakon prvog zvona, pozivatelj bi mogao biti iznenađen brzim odgovorom. Možda nisu imali dovoljno vremena da formuliraju svoje misli.
Pripremite profesionalnu čestitku. Kad se javite na telefon u svom uredu, nećete uvijek znati tko je s druge strane slušalice. To može biti vaš šef, kupac, netko od vaših kolega ili čak pogrešan broj. Profesionalni pozdrav poput “Dobro jutro” ili “Kako vam mogu pomoći?” pomaže da se razgovor dobro započne. Čak i ako imate ID pozivatelja i mislite da je to prijatelj s posla, netko je mogao posuditi njegov telefon, nikada ne možete biti previše sigurni. Javljanje na telefon s “Da, što?” pozivateljima može stvoriti pogrešan dojam o vama.
Identificirajte sebe i svoju organizaciju. U poslovnim situacijama najprikladnije je javiti se na telefon sa svojim imenom i tvrtkom. Na primjer, recite “Hvala što ste nazvali Smith's Auto Body. Ovdje Joan, kako vam mogu pomoći?” Mnogi uredi imaju vlastitu skriptu za javljanje na telefon, pa se pobrinite da slijedite pravila koja je postavila vaša tvrtka. Ako niste sigurni u telefonske skripte svoje tvrtke, pitajte svog nadređenog.
Pitaj lijepo tko te zove ako ne znaš. Često vam osoba neće dati samo svoje ime, već će vam dati i informacije o tome zašto vas zove. Ako nemate ID pozivatelja, niste prepoznali broj ili niste čuli što je osoba na drugoj liniji rekla, pitajte je ponovno govoreći: “Smijem li pitati tko zove?” Kada se pozivatelj predstavi, oslovite ih ispravno naslovom koji su dali. Ako kažu svoje ime i prezime, a želite biti profesionalniji, zovite ih prezimenom.
Govorite izravno u nastavak za usta. Nemojte se brinuti da ćete nastavak za usta staviti preblizu ustima ili da ćete morati govoriti glasno. Ako osoba s kojom razgovarate kaže da vas ne čuje dobro, možete govoriti malo glasnije. U suprotnom, zadržite svoj glas na normalnoj razini razgovora.
Izbjegavajte korištenje slenga ili vulgarnog jezika. Kada se javljate na telefon na poslu, predstavljate svoju tvrtku svakome s kime razgovarate telefonom. Govorite pristojno i izbjegavajte korištenje slenga, psovki ili ružnog jezika. Čak i ako razgovor postane žestok i osoba s kojom razgovarate opsuje, ostanite smireni i pristojni. Naravno, kada razgovarate osobnim telefonom s prijateljima, možete biti neformalni s njima i razgovarati kao što biste razgovarali licem u lice.
Odgovorite u tihom okruženju. Ako ste u glasnom okruženju, pomaknite se na tiho mjesto prije nego što odgovorite na telefon ili stišajte glazbu ili televiziju prije nego što odgovorite. Želite biti na mjestu koje je dovoljno tiho da možete čuti osobu koja vam se obraća i da ona može čuti vaše odgovore. Tiho okruženje također će vam omogućiti da se usredotočite na pozivatelja.
Zaustavite svoje druge zadatke prije nego što odgovorite na telefon. Odvojite trenutak da saberete svoje misli prije odgovora. Ne odvraćajte pozornost jer to može dovesti do pogrešne komunikacije između vas i osobe s kojom razgovarate. Ako ste slobodni od ometanja, osoba s kojom razgovarate osjećat će se kao da ima vašu punu pozornost. Na primjer, ako ste tipkali na računalu ili čitali knjigu kada je telefon zazvonio, prestanite s tim zadacima i koncentrirajte se na poziv.
Recite “Zdravo” i izgovorite svoje ime ugodnim tonom glasa. Ako ne prepoznajete ID pozivatelja ili ne znate tko vas zove, možete dodati “Ovo je Sam.” Za formalniji odgovor, možete reći, na primjer, “Ovo je rezidencija Smitha.” Ako vidite da vas prijatelj ili član obitelji zove na ID pozivatelja, slobodno recite nešto poput: “Zdravo Tome! Kako si danas?”
Zabilježite podatke o pozivatelju ako je član obitelji kojeg pokušavaju kontaktirati nedostupan. Ako pozivatelj pokušava dobiti nekoga tko nije kod kuće ili je nedostupan, recite “Žao mi je, gospođo Simpson, moj otac trenutno nije dostupan. Mogu li primiti poruku?” Obavezno zapišite ime osobe, broj telefona i razlog poziva u bilježnicu jasnim, čitkim rukopisom. Ako nemate bilježnicu u blizini, zamolite osobu na drugoj liniji da pričeka dok vi brzo odete po nju.
Pozdravite pozivatelja prijateljskim tonom. Kada se javite na mobilni telefon, ID pozivatelja obično pokazuje tko vas zove. Recite nešto poput: “Bok Steve, kako si?” Čak i ako je broj privatan ili skriven, važno je odgovoriti pozivatelju na prijateljski način. Recite: “Zdravo, mogu li pitati tko zove?” Budući da su pozivi putem mobitela obično neformalniji od poslovnih ili fiksnih poziva, ne morate izgovoriti svoje ime kada odgovarate na poziv.
Pitajte zašto osoba zove. Ako ne poznajete osobu, budite pristojni i recite “Kako vam mogu pomoći danas?” ili “Što mogu učiniti za vas?” Ako poznajete osobu, možete reći nešto poput “Što ima?” Čak i ako poznajete sugovornika, izbjegavajte nepristojne odgovore. Nemojte reći: “Što?” ili “Što želiš ovaj put?”
Govorite jasno svojim normalnim tonom glasa. Ne brinite o vikanju u telefon ili pretjeranom izgovaranju riječi. Umjesto toga, govorite polako i jasno. Ako vičete ili govorite neprirodno, osoba s kojom razgovarate može pomisliti da ste ljuti ili bolesni. Ako osoba s druge strane linije zvuči slabo, pojačajte glasnoću na bočnoj strani mobitela. Ako i dalje padaju, zamolite ih da približe nastavak za usta licu.
Ne javljajte se na telefon dok žvaćete žvakaću gumu ili hranu. Ako žvačete žvakaću gumu ili hranu, odvojite vrijeme prije nego što odgovorite i ispljunite ili progutajte. Želite da vam usta budu čista i spremna za razgovor kada se javite na telefon. Čak i ako razgovarate s prijateljem, može biti teško da vas razumiju ako imate puna usta hrane.
Ne razgovarajte s ljudima izvan poziva dok poziv ne završi. Tijekom telefonskog poziva zanemarite sva vanjska ometanja i posvetite osobi s druge strane linije nepodijeljenu pozornost. Ne razgovarajte i ne šalite se s drugim ljudima i izbjegavajte pokušaje tihe komunikacije dok razgovarate telefonom. Čak i ako osoba s kojom razgovarate ne može čuti riječi koje izgovarate osobno, moći će reći da niste potpuno usredotočeni na telefonski razgovor. Riješi ovaj kviz i zaradi Značka za učenje da pokažeš svoje znanje! Jeste li spremni za izazov?
Spreman sam!
