Pozdravite sugovornika profesionalno. Možda je najvažniji dio telefonskog razgovora kako se javljate na telefon kad zazvoni. Očekujete poziv. Čak i ako zovu vaš osobni broj, javite se na telefon kao da se javljate na uredski telefon. Kad telefon zazvoni, javite se što prije, najkasnije do trećeg zvona. Pozdravite i jasno recite svoje puno ime. Na primjer: “Zdravo, ovdje Jay Gatsby.”
Potvrdite da ste očekivali poziv. Nakon vašeg pozdrava, ispitivač će vas pozdraviti i reći vam tko je. Zapišite njihovo ime kako ga ne biste zaboravili i dajte im do znanja da ste jedva čekali čuti ih. Na primjer: “Bok, Daisy! Hvala što si odvojila vrijeme da danas razgovaraš sa mnom. Uzbuđen sam što mogu razgovarati o prilici da radim s tvojom tvrtkom.”
Pristojno se obraćajte sugovorniku. Trebali biste se profesionalno odjenuti i sjediti uspravno za radnim stolom kako biste potvrdili činjenicu da je ovo profesionalni intervju. Iako razgovarate telefonom, pazite da ne prijeđete na ležerniji ton. Kada koristite ime ispitivača, zovite ga po prezimenu s gospodinom ili gospođom, ili bilo kojim naslovom koji su koristili kada su se prvi put predstavili. Možete im se obratiti i sa gospodine ili gospođo. Obraćajte se sugovorniku imenom samo ako on to od vas izričito traži. Ako vas sugovornik pohvali ili nešto pozitivno komentira, svakako mu recite “hvala”.
Vodite bilješke kako biste organizirali svoje misli. Jedna od prednosti telefonskog intervjua je da možete voditi bilješke dok intervjuer govori ili postavlja pitanja. To vam može pomoći da planirate što ćete reći i osigurati da u potpunosti odgovorite na pitanje. Ako ispitivač postavlja pitanje iz više dijelova, ocrtajte pitanje tako da zabilježite riječ ili dvije da se podsjetite na svaki dio. Impresionirat ćete anketara kada budete odgovarali na organiziran način, pozivajući se na dijelove njegovog pitanja.
Slušajte pažljivo i zastanite prije nego što odgovorite. Kada imate samo glas bez vizualnog unosa, može biti teško fokusirati se. Koncentrirajte se na ono što vaš sugovornik govori i pokušajte spriječiti da vaš um luta ili razmišlja o onome što ćete reći. Dopustite nekoliko sekundi tišine prije nego što progovorite. To ne samo da vam omogućuje da budete sigurni da je ispitivač završio s govorom, već vam također daje priliku da saberete svoje misli prije nego što progovorite. Ako slučajno propustite dio pitanja ili ako ne razumijete što vas ispitivač pita, potražite pojašnjenje prije nego počnete odgovarati.
Govorite jasno i izgovarajte svoje riječi. Bez obzira na jasnoću veze, može biti teže razumjeti nekoga preko telefona nego što bi bilo da razgovarate osobno. Prevladajte to sporim, promišljenim govorom. Neka ovo bude nešto na čemu ćete raditi tijekom telefonskih razgovora ako imate problema s izgovorom ili ste skloni mrmljanju. Dok razgovarate, pazite da sjedite uspravno umjesto da ležite ili se naslanjate, a ruke držite dalje od lica. Možda će vam biti lakše nositi slušalice ili prebaciti poziv na zvučnik tako da ne morate držati telefon licu.
Postavite dodatna pitanja kako biste izrazili svoj interes. Najbolji intervju bit će više poput razgovora davanja i primanja. Iako će vas ispitivač vjerojatno na kraju intervjua pitati imate li pitanja, trebali biste također preuzeti na sebe da postavljate pitanja tijekom intervjua kada se za to ukaže prilika. Na primjer, anketar vam može postaviti pitanje koje vas podsjeća na novinski članak koji ste pročitali o novom proizvodu koji tvrtka predstavlja. Kada završite s odgovorom na pitanje, možete pitati “To me podsjeća na članak koji sam pročitao u Tech Dailyju o vašem Widgetu! Kako vidite da Widget utječe na svakodnevnu komunikaciju?”
Pošaljite poruku zahvale nakon intervjua. Nakon što vaš intervju završi, odvojite nekoliko minuta da sastavite rukom napisanu zahvalnicu i pošaljite je ispitivaču. Bilješka ne mora imati više od dvije ili tri rečenice. Jednostavno im zahvalite na vremenu i prilici i dajte im do znanja da se veselite njihovom skorom razgovoru. Pokušajte biti što precizniji. Ako postoji nešto što su vam rekli da se zaista ističe, možete to spomenuti. Ako su vam dali određeni vremenski okvir u kojem možete očekivati odgovor od njih, navedite to posebno.
Sjednite uspravno za radni stol ili stol. Telefonski intervju nije vrijeme za izvaljivanje na krevetu ili kauču. Način na koji sjedite utječe na to kako vaš glas zvuči, a vaš će ispitivač vjerojatno moći reći jeste li pogrbljeni. Time šaljete poruku da intervju ne shvaćate ozbiljno. Ležanje također može smanjiti kvalitetu poziva ili uzrokovati puno šištanja i pozadinske buke kada promijenite položaj. Ako sjedite uspravno, vaš glas će odavati autoritet i samopouzdanje koje će vaš sugovornik moći čuti.
Tretirajte telefonski intervju kao razgovor uživo. Iako je istina da vas vaš ispitivač neće moći vidjeti, način na koji se odijevate i predstavljate utjecat će na vaš opći ton i stav. Vaš će sugovornik primijetiti. Ne morate nužno ići do kraja i odijevati se kao da idete na osobni razgovor, ali barem se prije telefonskog razgovora odjenite elegantno i profesionalno. Razmislite o pripremi za telefonski razgovor na način na koji biste se pripremili za posao da vas tvrtka zaposli.
Izbjegavajte jesti ili piti. Čak i ako imate osobu na spikerfonu, moći će čuti jedete li ili pijete tijekom intervjua. Ako ste ikada čuli nekoga kako jede ili pije dok razgovara telefonom, shvaćate koliko to može smetati. U skladu s idejom o tretiranju telefonskog intervjua kao osobnog intervjua, ne želite učiniti ništa što ne biste učinili da se sastajete u uredu ispitivača—što uključuje stvari poput jela, pića ili žvakaća guma. Držite čašu vode pri ruci u slučaju da vam se grlo osuši. Okrenite glavu od telefona da pijete i izbjegavajte kockice leda koje bi mogle zveckati i čuti preko telefona.
Nasmiješite se dok govorite. Kada se nasmiješite, vaše lice je opuštenije i vaš ton će automatski biti prijateljskiji i svjetliji. Iako vas ispitivač neće moći vidjeti, vaš će glas zračiti pozitivnošću i entuzijazmom.
Istražite tvrtku prije intervjua. Čak i ako ste istražili tvrtku prije prijave, kada dobijete telefonski intervju, vrijeme je da kopate dublje. Upoznajte se što se događa u tvrtki, kao i općenito u industriji. Potražite vijesti i idite na web stranicu tvrtke kako biste pročitali priopćenja za javnost i saznali koje će nove proizvode ili usluge tvrtka uskoro najaviti. Zabilježite stvari o kojima biste mogli pitati svog ispitivača. Također želite kontrolirati aktivnosti ključnih konkurenata tvrtke. Također pročitajte o industriji u cjelini kako biste razumjeli prednosti tržišta.
Nacrt uzorka odgovora na uobičajena pitanja za intervju. Kada vodite telefonski intervju, ispitivač vas neće moći vidjeti. Iskoristite ovo u svoju korist tako što ćete napisati neke kratke bilješke koje će vam pomoći ako vam budu postavljena posebno teška pitanja. Na primjer, od vas će se vjerojatno tražiti da identificirate svoje snage i slabosti. Vaši odgovori na ova pitanja trebaju biti organizirani i sažeti i trebaju se odnositi na kvalitete vezane uz posao, a ne na osobne.
Vježbajte razgovor na telefonu. Vođenje intervjua preko telefona nije ništa poput čavrljanja s prijateljima i obitelji. Pogotovo ako niste imali dovoljno iskustva u profesionalnom korištenju telefona, pokušajte obaviti što više telefonskih poziva u danima koji prethode telefonskom razgovoru. Kada razgovarate telefonom, nedostaju vam vizualni znakovi koji vam govore kada je osoba prestala razgovarati ili kada je vrijeme da se javite. Vježbanje telefonskih razgovora može vam pomoći da se prilagodite tako da razgovor teče glatko. Ako nemate pravi razlog za korištenje telefona, pitajte prijatelja ili člana obitelji bi li želio vježbati s vama. Dogovorite im da nazovu u određeno vrijeme i tretirajte to kao intervju.
Pronađite mirno mjesto da odgovorite na poziv. Postavite prostor kod kuće ili u mirnom okruženju gdje imate kontrolu nad pozadinskom bukom i aktivnostima koje se odvijaju oko vas. Ako koristite mobilni telefon, provjerite imate li dobar signal na tom mjestu. Ako je vaš dom bučno mjesto s djecom ili cimerima koji dolaze i odlaze, pronađite negdje drugdje s relativnom privatnošću. Mnoge knjižnice imaju zatvorene sobe za sastanke ili sobe za učenje koje možete rezervirati – samo se pobrinite da vaša soba bude dobro pripremljena unaprijed.
Isključite obavijesti i elektroničke uređaje. Ako ispitivač čuje zujanje ili zujanje uređaja tijekom intervjua, ostavit će dojam da radite nešto drugo dok razgovarate s njim. Posvetite im svoju nepodijeljenu pozornost, baš kao što biste to učinili da intervju vodite u njihovom uredu. Drugi uređaji također mogu ometati vaš signal i utjecati na kvalitetu prijema ako koristite mobilni telefon. Isključite sve Wi-Fi uređaje u području gdje ćete primiti poziv ili ih premjestite u drugu prostoriju za vrijeme trajanja poziva.
Prikupite svu svoju dokumentaciju. Organizirajte svoje bilješke, sve informacije o tvrtki i kopije svog životopisa i drugih materijala kako biste im mogli lako pristupiti dok ste na telefonskom razgovoru. Raširite stvari tako da im možete lako pristupiti, a da ne morate petljati ili se puno kretati. Ispitivač će vas moći čuti preko telefona i možda ćete na kraju zvučati raštrkanije i neorganiziranije nego što zapravo jeste.
Probaj vježbe disanja prije vremena poziva. Vjerojatno ćete se osjećati nervozno kako se približava vrijeme za poziv vašeg ispitivača. Vježbanje dubokog disanja može umiriti vaš glas i pomoći vam da se opustite i usredotočite. Osim što ćete nekoliko puta duboko udahnuti, možda biste trebali isprobati i nekoliko vježbi za pripremu glasa, baš kao što to rade pjevači ili glumci prije izlaska na pozornicu. To će spriječiti pucanje ili podrhtavanje vašeg glasa i dati vam veću kontrolu nad glasom.
