Ponudite iskrene odgovore u poslovnom okruženju. U poslovnim sastancima i odnosima trebali biste izbjegavati ležerne odgovore i pokazati svoju iskrenost kada odgovarate na “hvala”. Izbjegavajte korištenje ležernih odgovora u poslovnom okruženju. Na primjer, trebali biste izbjegavati izraze kao što su “nema problema”, “bilo kad” i “u redu je” kada odgovarate klijentu ili kupcu. Koristite topao i iskren ton kada odgovarate na “hvala”. Nakon sastanka možete poslati e-mail ili SMS u kojem izražavate svoju zahvalnost na poslovnom odnosu. Ovo će natjerati drugu osobu da se prisjeti koliko ste joj pomogli!
Natjerati ljude osjećati se posebno. Kad odgovarate na “hvala”, najbolje je ponuditi odgovor koji će im dati dojam da je vaš odnos s njima poseban i jedinstven. Na primjer, možete reći: “To je dio ukupne predanosti usluzi koju možete očekivati kada budete poslovali sa mnom.” Pokušajte reći: “To je ono što dobri poslovni partneri rade jedni za druge. Hvala vam što poslujete s nama.” Ako znate nešto o kupcu, možete personalizirati poruku. Na primjer, možete reći: “Uvijek je zadovoljstvo raditi s vama. Nadam se da će vaša velika prezentacija sljedeći tjedan proći dobro.”
Recite “Nema na čemu.” Ovo je klasičan odgovor i čini stvari jednostavnima. Na primjer, kada vaš partner kaže: “Hvala što ste napisali ugovor”, možete jednostavno reći: “Nema na čemu.”
Ponudite topao odgovor kupcu ili klijentu. Kada imate posla s kupcem ili klijentom, želite izraziti svoju zahvalnost za njihov posao. Recite svom kupcu ili klijentu: “Cijenimo vaš posao.” Koristite iskren i topao ton. Ovo govori klijentu da cijenite njihov posao. Odgovor: “Rado ću pomoći.” To klijentu govori da uživate u svom poslu i da ste zainteresirani pomoći mu. Ako uslužujete kupca u maloprodajnoj trgovini i on vam “zahvaljuje” što ste mu pokazali opcije za određeni proizvod, mogli biste reći: “Rado ću pomoći.”
Odgovorite u znak zahvalnosti elektronička pošta na način koji odgovara vašoj osobnosti i publici. Ne postoji standard za odgovaranje na “hvala” u e-poruci. Vaš bi odgovor trebao odgovarati očekivanjima vaše publike i vašoj osobnosti. Koristite e-poštu na način koji odgovara vašoj osobnosti. Ako ste pričljiva ili otvorena osoba, recite “nema na čemu” ili “molim” kao odgovor na “hvala” e-poruku ili tekstualnu poruku. Uzmite u obzir svoju publiku kada odgovarate putem e-pošte ili SMS-a. Mlađa publika možda neće očekivati odgovor na e-poštu ili SMS u kojem se kaže “hvala”. Stariji ljudi često imaju drugačija očekivanja u vezi s bontonom i mogu vrlo dobro cijeniti odgovor poput “Nema na čemu”. Možda biste trebali izbjegavati emotikone, smajliće i druge slike kada nekome odgovarate u e-poruci. Ovo bi moglo biti previše neformalno za situaciju.
Odgovaranje na e-poruku “hvala” smatra se diskrecijskim. Uzmite u obzir svoju osobnost i publiku. Ako ste pričljiva osoba u razgovorima licem u lice, možda bi bilo najbolje da na e-mail odgovorite s “hvala”. No, ako niste previše otvoreni, vjerojatno ćete se izvući bez odgovora.
Odgovorite na e-poštu sa “hvala” kada želite nastaviti razgovor. Možete napisati “nema na čemu” i zatim prijeći na sljedeću temu razgovora. Možda ćete htjeti odgovoriti na e-poštu s “hvala” ako u e-poruci postoji i pitanje na koje treba odgovoriti. U tom slučaju možete reći “nema na čemu” i zatim odgovoriti na njihovo pitanje. Možda ćete htjeti odgovoriti na e-poruku “hvala” ako postoji određeni komentar na koji se želite pozabaviti. U tom slučaju možete reći “nema na čemu”, a zatim pogledati komentar o kojem ste željeli razgovarati kako biste nastavili razgovor.
Odgovorite s “Nema na čemu.” Ovo je jedan od najočitijih i najčešće korištenih odgovora “hvala”. To znači da prihvaćate njihovu zahvalnost. Izbjegavajte reći “nema na čemu” sarkastičnim tonom. Osim ako ne želite poručiti da niste baš cijenili nečiji rad ili ga ne cijenite općenito, najbolje je izbjeći sarkastičan ton.
Reci hvala!” Ovo pokazuje da ste također zahvalni za njihov doprinos. Odgovaranje s “hvala” prenosi recipročan osjećaj zahvalnosti. Međutim, izbjegavajte ponavljanje više puta u istom razgovoru. Dovoljna je jedna zahvala za svaku osobu u razgovoru.
Recite “Zadovoljstvo mi je.” To prenosi osjećaj užitka u činu činjenja nečega za druge. Može se čuti u hotelima s pet zvjezdica, ali bi se mogla koristiti i šire. Na primjer, ako prijatelj kaže: “Puno ti hvala što si napravio ovo ukusno jelo!”, možete odgovoriti tako što ćete reći: “Zadovoljstvo mi je.” Ovo prenosi vaše uživanje u kuhanju za druge.
Recite im: “Znam da biste učinili isto za mene.” To pokazuje da imate uzajaman odnos u kojem činite usluge jedno drugome iz dobre volje. Također izražava povjerenje u vašu sposobnost da pomognete i aktivira reciprocitet vašeg partnera. Na primjer, ako vaš prijatelj kaže: “Hvala što ste mi pomogli da se preselim u moj novi stan ovog vikenda. Ne znam što bih bez tebe!” Možete odgovoriti: “Znam da biste učinili isto za mene.” Ovo prenosi razumijevanje da imate veliko prijateljstvo izgrađeno na uzajamnosti.
Reci “nema problema”. Ovo je uobičajeni odgovor, ali treba ga koristiti umjereno, posebno u poslovnom okruženju. Kaže da to što si učinio nije velika stvar. To može biti dobro u određenim situacijama, ali također može smanjiti mogućnost izgradnje odnosa u interakciji. Recite “nema problema” samo ako je istina. Ako je za nešto trebalo truda ili vremena, nemojte se bojati prihvatiti zahvalu druge osobe. Na primjer, ako prijatelj kaže “hvala” za malu radnju kao što je uzimanje nečega iz prtljažnika automobila, možete reći “nema problema”. Izbjegavajte reći “nema problema” omalovažavajućim tonom. Ovo pokazuje da niste uložili nikakav trud u ono za što vam se zahvaljuje. Vaš prijatelj ili poslovni partner osjećat će se kao da vaš odnos nije važan.
Odaberite ležeran odgovor. Ako odgovarate na zahvalu u ležernim okruženjima ili vezama, možete birati između raznih fraza. Ako odgovarate na izraze zahvalnosti za vrlo male stvari i trebate brz odgovor, ove fraze mogu biti prikladne. Reci “u redu je”. Ovu frazu najbolje je koristiti štedljivo. Može se koristiti u situacijama kada se nudi “hvala” za vrlo male ili sitne stvari. Kao “nema problema”, to ne bi trebalo biti rečeno sarkastičnim ili omalovažavajućim tonom. Reci “bilo kad!” Ovo je još jedan koji može poslužiti kao uvjeravanje osobe da se u takvim situacijama uvijek može pružiti pomoć. To pokazuje da ste spremni učiniti uslugu ili zadatak u bilo kojem trenutku. Recite “Drago mi je što mogu pomoći”. Ovo pokazuje da rado pomažete svom prijatelju ili poznaniku u poslu ili zadatku. Na primjer, ako vaš prijatelj kaže “hvala što ste mi pomogli postaviti moju novu policu za knjige”. Mogli biste reći: “Drago mi je što mogu pomoći!”
Pazite na govor tijela. Vaš izraz lica i govor tijela mogu vam pomoći da izgledate iskreno, osobno i od pomoći. Kada prihvaćate zahvalnost, ne zaboravite se nasmiješiti. Uspostavite kontakt očima s drugom osobom dok govorite i klimajte glavom na ono što govori. Izbjegavajte prekrižiti ruke ili skrenuti pogled.
