Predstavite se i ljubazno pitajte za identitet pozivatelja. Želite otkriti svoj identitet i namjere nepoznatom pozivatelju bez odavanja previše informacija, ali ih također želite opustiti. Međutim, također morate potvrditi tko su oni, bilo da se radi o poslovnom kontaktu ili nekome koga ste neformalno upoznali na zabavi. Ako ste osobu upoznali nakratko, pokušajte, tada se možete predstaviti opisujući okolnosti. Ako prvi put naiđete na tajnicu ili nekog drugog agenta, možete spomenuti ove okolnosti kako bi oni to prenijeli ciljnoj osobi. Na primjer, možete nazvati i pitati “Upoznao sam gospodina Doea jučer na poslovnom ručku i želio bih ponovno razgovarati s njim.” Ili ako natjerate osobu da izravno kaže: “Bok gospođo Jane, sreo sam vas na predavanju na izlasku i želio bih dalje razgovarati s vama.” Ako zovete nekoga koga niste upoznali, upotrijebite ono što možete naučiti u kontekstu. Na primjer, ako zovete nekoga u robnoj kući elektronike, možete započeti govoreći primatelju: “Bok, zanimaju me vaše najnovije ponude Blu-ray playera.” Ili ako zovete stručnjaka kod kuće, profesora s vašeg sveučilišta, ali ne onog s kojim pohađate nastavu, možete pokušati nešto poput: “Bok dr. Johne, pohađam državno sveučilište i želio bih posavjetovati se s vama o nečemu.” Kada se obraćate nekome koga ste upoznali u neformalnom okruženju, ipak biste trebali koristiti svoje ime, ali možda bez naslova.
Pristojno razgovarajte. Ne želite uvrijediti stranca tako što ćete biti nepristojni ili gubiti njegovo vrijeme. Zato budite pristojni kada razgovarate i kada zakazujete pozive i uzvraćate pozive. Nazovite tijekom dana – najbolje je sredinom poslijepodneva ili predvečer. Pokušajte ne zvati noću ili u zoru kada je vjerojatno da ćete nekome poremetiti san i/ili jutarnju rutinu. Zabilježite vrijeme kada pozivatelj može ostaviti u automatskim porukama ili vjerodajnicama.
Dočarajte nezaboravne slike u svom razgovoru. Ne želite da ovo bude posljednji poziv toj osobi, bez obzira poznajete li je samo malo ili uopće ne. Ali također želite, bez obzira na to da vas se pamti, biti pozitivan. Koristite jezik koji evocira osjetila poput vizualnih slika ili opisuje živopisne događaje. Međutim, ne želite biti nepristojni. Na primjer, možete nazvati novi poslovni kontakt da vam pomogne u zapošljavanju kupaca za vašu cvjećarnicu. Možete započeti pitanjem: “Ne biste li voljeli da vaša klijentela uloži u miris ruža i vidi boju jorgovana?” Možda zovete osobu koju ste upoznali u baru i želite opisati kako ste se upoznali podsjećajući je na “miris alkohola” ili “zadimljenu atmosferu”.
Zatražite planove praćenja. Dajte primatelju nešto čemu će se radovati. Ovo je dobro za uspostavljanje dugoročnijeg profesionalnog ili osobnog kontakta ako ih ne poznajete dobro ili uopće. Odredite vrijeme za pozivanje vašeg novog kontakta, možda čak i u redovitim intervalima kako biste održali vezu. Učinite to rano, ali kada započnete razgovor, možete pronaći zgodnu točku prekida. Na primjer, možete razgovarati nekoliko minuta o svojim profesionalnim interesima, a zatim reći: “Oh, usput, želio bih ponovno dogovoriti poslovni razgovor sljedeći tjedan.” Nastavite u skladu s tim. Za osobni poziv možete pokušati pričekati dok ne uspostavite odnos sa sugovornikom prije nego što ga zamolite za daljnji kontakt. Vidi kasniji odjeljak o osobnim pozivnicama.
Razgovarajte o osobnim interesima. To uključuje slušanje barem onoliko koliko i pričanje. Postavljajte lagana osobna pitanja, ali nemojte zadirkivati. Na primjer, možete započeti s nekim jednostavnim domaćim pitanjima poput “Kako ti je obitelj” ili “Vidim da ti se sviđa lokalni sportski tim.” U osobnom okruženju možete pitati o zajedničkim interesima. Osobno zanimanje za kontakt bez guranja do točke u kojoj se čini da narušavate njihovu privatnost dobar je način da započnete prvih nekoliko poziva.
Nazovite osobu na njenom poslu ili poslovnoj liniji. Provjerite jeste li pripremili informacije o tome kako ste prvi put upoznali osobu ako je to netko koga niste dobro poznavali. Ako se radi o nekom novom, onda razmislite o tome koja je njegova formalna pozicija. Na primjer, možete razgovarati s agentom korisničke službe za pomoć pri nedavnoj kupnji.
Razmjena vjerodajnica. Dopustite primatelju da se identificira kao službeni predstavnik tvrtke. Mogu vas tražiti podatke za identifikaciju uključujući ime, adresu, brojeve računa itd. Budite oprezni kada mijenjate svoj broj socijalnog osiguranja. Većina tvrtki traži samo zadnje četiri znamenke ili nudi alternativne načine da vas identificira. Ako niti jedno nije slučaj, a vi ste potvrdili identitet primatelja, razmislite o riziku pružanja ovih informacija. Ali trebali biste ozbiljno razmisliti o pronalaženju sigurnijih načina za to. Možete razmjenjivati ljubazne riječi i mali razgovor kako biste razgovor učinili ugodnijim. Agent bi mogao reći nešto poput: “Nadam se da imate dobro jutro. Imamo li lijepo vrijeme?”
Recite svom kontaktu točno svoje namjere i potrebe. Želite svom kontaktu jasno dati do znanja što trebate od njih na učinkovit način. Ako imate puno detalja, zamolite ih da imaju način da ih zabilježe iz ljubaznosti. To može biti jednostavno kao da ih pitate imaju li spremne “olovke i papir”. Ako imate detaljniji prijedlog onda je pravo vrijeme da napravite daljnje planove za kontakt. Predstavite plan i ponudite primatelju priliku da bolje upozna vas i vaš prijedlog. Mogli biste reći nešto poput: “Imam plan za novi trgovački centar, razgovarajmo o detaljima za ručkom.” Ili ako se još ne žele osobno sastati, možete reći: “Kako bi bilo da zakažemo konferencijski poziv kasnije tijekom tjedna?”
Razgovarajte o osobnim vezama sa svojim poslovnim kontaktom. To može pomoći odnosima između tvrtki. Ako nazovete novi kontakt i oboje uspostavite barem malo osobnog interesa, razgovori mogu teći lakše. Pitajte ih o interesima njihove lokacije kao što su sportski timovi ili atrakcije. Na primjer, možete nazvati osobu koju ne poznajete dobro u Kansas Cityju i pitati: “Kako je Royals ove godine?” Možete pitati o osobnom životu novog kontakta, ali nemojte to previše forsirati i narušiti njihovu privatnost. Na primjer, možete pitati “Kako su vaša djeca ovih dana?” Mogu vam reći svoj status, ali nemojte osporavati problem.
Završite poziv podsjetnicima i pristojno. Ne prekidajte poziv naglo ili bez odgovarajuće riječi rastanka. Podsjetite novi kontakt na ono o čemu ste kratko razgovarali i sve nadolazeće planove. Zahvalite im na izdvojenom vremenu i dajte im znak poput “Zbogom” ili “Vidimo se uskoro” prije nego što spustite slušalicu.
Nazovite osobu u njenom prebivalištu. Ovo je intimniji oblik komunikacije od prethodne metode. Nakon što se predstavite, poželjet ćete isprobati neke od tehnika pamćenja iz ranijih koraka ako se radi o nekome koga jedva poznajete. Ako zovete nekoga koga ne poznajete dobro, pokušajte to nadoknaditi. Pitajte: “Prošlo je dosta vremena, sjećaš li se da si me sreo na maturi?” ili možete zamijeniti neki drugi relevantan događaj. Ako imate posla s nekim koga uopće ne poznajete, bolje razmislite zašto ga zovete i što znate o njegovom identitetu. Ako znate nešto o njihovim aktivnostima ili poslu, onda to mogu biti naznake kako započeti telefonski razgovor. Na primjer, možete nazvati nekoga koga ne poznajete za koga ste naučili da igra srednjoškolski nogomet u utakmicama koje ste gledali. Poziv možete započeti tako što ćete se predstaviti i reći: “Sjećam te se iz srednjoškolske playoff utakmice…” i zatim nastaviti razgovor. Ako ne postoji veza koju možete uspostaviti, onda je na vama, kao ispitivaču, da predstavite sebe i svoje namjere. Brzo recite svoje ime i kako zovete kako biste smanjili bilo kakav osjećaj tjeskobe kod druge osobe. Možda kažete: “Ja sam John Doe i moram vas pitati za razinu buke u vašoj kući…” ili bilo koji drugi razlog.
Razgovarajte o zajedničkim interesima. Ovo će olakšati komunikaciju i smanjiti antagonizam bez obzira na to je li primatelj vašeg poziva netko koga poznajete malo ili uopće ne poznajete. Za nekoga koga ne poznajete, trebali biste usmjeriti razgovor na zajedničke interese u popularnoj kulturi, književnosti, hrani i tako dalje. Tako će razgovor biti duži i pozitivniji. Na primjer, možete pitati: “Volite li sushi?” ili druge kuhinje. Ako se slože, to čak može biti i način osobnog susreta. Za nekoga koga uopće ne poznajete, također možete isprobati ovaj pristup zajedničkog interesa. Možda nakon što razjasnite svoje namjere, razgovor možete učiniti ugodnijim tako da ga upitate: “Dakle, uživaš li u znanstveno-fantastičnim filmovima?” Ovisno o vašoj razini angažmana s drugom osobom, to čak može dovesti do sastanka jedan na jedan. Ali nemoj pritiskati.
Koristite telefonski bonton. Iako je ovo neobičan razgovor, ne škodi biti pristojan. U ovom scenariju ne morate koristiti formalne titule i položaje kada se obraćate primatelju, ali ne želite koristiti grube nadimke ili stenografiju. Koristite njihova puna imena osim ako ne sugeriraju drugačije. Obavite pozive u isto razumno vrijeme kao i za posao – kasno ujutro ili rano poslijepodne. Osim ako nije drukčije navedeno.
Pozovite slike koje će oživjeti pozivnicu. Neka ova pozivnica bude nezaboravna kroz živopisan opis. Iskoristite vizualne, auditivne i druge osjetilne deskriptore. Ali ne budi nepristojan. Na primjer, možete nazvati nekoga koga ne poznajete dobro i sjetiti se umjesto njega: “Sjećaš li se kad si naletio na mene pored onog lijepog mirisnog cvijeća?” Iako bi čak i neugodno sjećanje moglo pomoći s pozivnicom ako se ponašate smiješno i kažete nešto poput: “Sjećaš me se? Tip s kojim si upao u blatnu lokvu?”
Zatražite daljnji kontakt. Ne morate postaviti naporan raspored za sastanak kao što biste napravili s profesionalnim kontaktom. Ali razmislite o načinima kako ostati u kontaktu. Iskoristite zajedničke interese koje ste ranije uspostavili kako biste razgovarali o aktivnostima koje biste mogli raditi zajedno ili o kojima biste barem redovito razgovarali. Na primjer, možete razgovarati telefonom o najnovijim stripovima ili razmjenjivati recepte. Budite revni u međusobnom davanju novih i ažuriranih telefonskih brojeva ako i kada se oni promijene.
