Istražite. Postoje brojne stvari koje biste trebali znati prije nego što sastavite e-poruku nepoznatoj osobi. Prije nego počnete tipkati, bacite pogled na web stranicu tvrtke za koju primatelj radi. Ako ne znate adresu e-pošte primatelja, možete je pronaći skeniranjem web stranice tvrtke. Ako adresa e-pošte nije navedena, budite oprezni kada kontaktirate osobu putem e-pošte. Umjesto toga, možda biste se trebali odlučiti za fizičko pismo. Ako ste planirali postaviti bilo kakva pitanja u e-poruci, provjerite je li web-mjesto odgovorilo na ta pitanja. Ne želite ostaviti dojam da ste lijeni i da niste odvojili vrijeme da temeljito pročitate web stranicu. Provjerite jeste li kontaktirali pravu osobu. Mnogi ljudi započinju e-poštu s nečim poput: “Nisam siguran jeste li prava osoba za pitanje, ali…” To se smatra neprofesionalnim i nepoštovanjem vremena primatelja. Ako ne znate kome se obratiti, pričekajte e-mail dok ne dobijete tu informaciju.
Napišite opis linija predmeta. Vaš predmet treba sadržavati vaše točne razloge za slanje e-pošte. Često se poruke e-pošte od stranaca ignoriraju ili previđaju. Čvrst predmet smanjuje mogućnost da će vaša e-pošta biti preletjela. Upotrijebite nekoliko riječi da kažete o čemu se radi u e-poruci. Upotrijebite što je moguće više detalja u 4 ili 5 riječi. Na primjer, “Sastanak u 10 ujutro o novim računalima” bolji je od “Sastanak jutros”. Nejasni predmeti, kao što su “Hello” i “Hello”, ponekad se nenamjerno čitaju kao neželjena pošta i preusmjeravaju u mapu za neželjenu poštu primatelja. Koristite profesionalnu e-poštu jer će se vaša e-pošta pojaviti pored naslova. Koristite e-poštu koja koristi vaše puno ime, a ne onu koja koristi osobu ili nejasnu frazu. Nikada nemojte koristiti velika slova u predmetu e-pošte, čak i ako je e-pošta hitna. Ovo izgleda kao vikanje, što se može protumačiti kao neprijateljstvo.
Kontaktirajte primatelja. Uključite pozdrav i profesionalni pozdrav. Ovo može biti nezgodno ako šaljete e-poštu neznancu jer možda ne znate željeno ime. Međutim, postoji nekoliko smjernica o bontonu koje vam mogu pomoći da izbjegnete pogrešne korake. Ako ne znate ime osobe, izbjegavajte pretjerano formalne izraze poput “Koga se to može ticati” ili “Poštovani gospodine/gospođo”. Nemojte biti previše opušteni. “Zdravo” je previše neprofesionalno za poslovnu e-poštu. Možda bi bilo bolje da svoju e-poštu započnete jednostavnim “Zdravo”. Ako znate ime osobe, svakako ga ispravno napišite. Provjerite pravopis nekoliko puta, jer je lako pogriješiti ako nikada prije niste poslali e-poštu osobi. Koristite “Mr.” i “Ms.” nakon čega slijedi samo prezime osobe. Na primjer, ako šaljete e-poštu Jane Hart, započnite svoju e-poštu s “Draga gospođo Hart” umjesto “Draga gospođo Jane Hart”. Nikada nemojte pretpostavljati o bračnom statusu žene. Ako znate njezin bračni status, ipak je najbolje da to ne spominjete u e-poruci jer je nebitno za poslovni svijet. Držite se “gospođice” i nikada ne koristite “gospođica” ili “gospođa”. osim ako primatelj sam ne koristi ove pozdrave. Ako netko ima doktorat, prikladno je koristiti “Dr” kada mu se obraćate.
Identificirajte sebe i tvrtku koju predstavljate. Zapamtite, kada šaljete poslovnu e-poštu, predstavljate svoje radno mjesto. Predstavite se i objasnite kako ste došli do podataka za kontakt te osobe. Također identificirajte svoju tvrtku. Na primjer, e-pošta može započeti: “Draga gospođo Hart, ja sam John Dawson i radim u marketingu u Wilson Technologies.”
Budite kratki i jasni. Prelazeći na bit i jasno identificirajući svoju svrhu, predstavljate profesionalnu sliku koju će čitatelj shvatiti ozbiljno. To također povećava vjerojatnost da će vaša e-pošta biti brzo pročitana i da će na nju odgovoriti jer ljudi odgađaju rješavanje predugih odgovora. Nakon što identificirate sebe i svoju tvrtku, sljedeća rečenica trebala bi objasniti svrhu e-poruke. Najbolje je iznijeti svoj slučaj u dvije rečenice. Biti pozitivan. Čak i ako pišete kako biste odgovorili na pritužbu ili zabrinutost, budite pristojni i puni poštovanja u svojoj e-pošti. Nemojte govoriti loše šefovima, drugim tvrtkama ili zaposlenicima jer se to loše odražava na vas. Iako je u popratnim pismima standardno uključiti neke osnovne informacije o sebi ako šaljete e-poštu u ime tvrtke, izostavite te podatke. Jednostavno navedite svoje ime i položaj u tvrtki prije nego što prijeđete na svrhu e-pošte.
Koristite jednostavnu, izravnu prozu. Poslovna e-pošta trebala bi biti što lakša za čitanje. To znači korištenje jasnog jezika koji je lako razumjeti. Odaberite aktivni glas umjesto pasiva. Na primjer, nemojte reći: “Ovu e-poruku vam je poslao moj šef, James Peterson.” Umjesto toga, recite: “Moj šef, James Peterson, poslao vam je dopis.” Izbjegavajte žargon i tehničke izraze, čak i ako se takvi izrazi naširoko koriste u vašoj tvrtki. Odlučite se za jednostavan engleski i uobičajene fraze. Koristite kratke rečenice. Uklonite veznike kada je to moguće i rastavite duge rečenice. Na primjer, “Nismo dobili odgovor o memorandumu i htjeli smo pratiti da vidimo jeste li razumjeli informaciju.” Bilo bi bolje reći: “Nismo dobili odgovor o memorandumu. Htjeli smo pratiti kako bismo bili sigurni da ste razumjeli informaciju.” Koristite ispravnu gramatiku, pravopis i interpunkciju. Provjerite pravopis i lektorirajte sve e-poruke prije nego što pritisnete gumb za slanje.
Znajte što izbjegavati slanje. Postoje određena pravila bontona o tome što treba komunicirati putem e-pošte. Shvatite što izbjegavati slanje prije nego kontaktirate nekoga. Privici su u redu ako šaljete e-poštu o posebno traženim informacijama, ali nemojte slati privitke nepoznatim osobama bez pitanja. Izbjegavajte prevelike privitke i datoteke. U slučaju da je slanje takvih informacija neophodno, pošaljite e-mail unaprijed i obavijestite primatelja. Ne koristite predugačak potpis. Idealno bi bilo da vaš potpis uključuje samo vaše ime, poštansku adresu, adresu e-pošte i broj telefona. Ako želite, također je prikladno uključiti svoju titulu posla. Nemojte uključivati grafike ili pozadine. Oni imaju tendenciju začepiti memoriju e-pošte i doimaju se neprofesionalnima u poslovnom okruženju.
Dajte primatelju upute kako odgovoriti. Pri kraju e-poruke uključite upute o tome kako primatelj može nastaviti. Molimo navedite vremenski okvir u kojem želite stupiti u kontakt. Na primjer, “Ako biste mi se mogli javiti do kraja sutrašnjeg dana, bio bih vam jako zahvalan.” Po potrebi uključite sve podatke za kontakt. Možete jednostavno reći: “Ovo je najbolja e-pošta na koju me možete kontaktirati” ili zatražiti telefonski poziv i uključiti svoj broj. Budite konkretni o tome što želite od primatelja. Nemojte samo reći: “Nadam se da ćemo se uskoro čuti.” Umjesto toga recite: “Nadam se da ćemo se uskoro čuti kako bismo mogli razgovarati o logistici prelaska na novi računalni sustav.”
Koristite odgovarajuće pozdrave. Ispred tvog imena će stajati neka vrsta zbogom. Odaberite završetak e-pošte koji je prikladan za poslovanje. Nemojte samo koristiti crticu i zatim uključiti svoje ime. Ovo izgleda previše neformalno, kao i znakovi poput “Vidimo se” i “Polako”. Emotikone, poput smajlića, najbolje je izbjegavati. U poslovnoj e-pošti prikladno je nešto poput “Najbolje” ili “Sve najbolje” jer je prijateljski bez žrtvovanja profesionalnosti. “S poštovanjem” je još jedna dobra opcija, ali može djelovati zagušljivo. “Hvala” i “Hvala” također su prikladni, ali ih treba izbjegavati osim ako ne tražite od primatelja da izvrši određeni zadatak ili dužnost.
Prati se. Poslovni svijet je užurban. Ako primatelj ne odgovori u razumnom roku, prikladno je poslati naknadni e-mail. Ako netko ne odgovori, vjerojatno nije bilo namjerno. E-poruke se sigurnosno kopiraju i često, čak i ako slijedite ispravan protokol, stvari slučajno završe u filtru neželjene pošte. Naknadna e-pošta trebala bi biti izravan odgovor na e-poštu koju ste već poslali. Budite pristojni, počnite s nečim poput: “Znam da ste vjerojatno jako zauzeti, ali samo sam htio biti siguran da ste dobili moju e-poštu.” Zatim kratko ponovite predmet izvorne poruke.
Adresiranje e-pošte nepoznatoj osobi
Prigodne poslovne čestitke
E-mail s komentarima za profesora kojeg ne poznajete
Kako preživjeti susret s nojem
Kako se ispričati mački
Kako pobijediti u kasinu
Kviz jesam li gay
Kakvu vibru odajem, kviz
Jesam li narcis ili empat kviz
