Usredotočite se na obavljanje samo jednog zadatka odjednom. Kada pokušavate brzo obaviti stvari, može biti primamljivo obavljati više zadataka istovremeno. Međutim, multitasking će vas samo usporiti. Odaberite jedan zadatak i radite samo na njemu dok vam ne ponestane vremena ili dok ga ne završite. Zatim možete prijeći na sljedeću stvar koju trebate učiniti. Čak i ako imate više sličnih zadataka koje morate izvršiti, radite samo jednu stvar odjednom i nemojte skakati između njih. Na primjer, radite samo na slanju e-pošte ili ispunjavanju izvješća. Nemojte završiti stranicu izvješća i poslati nekoliko e-poruka prije nego što ponovno počnete raditi na izvješću.
Grupirajte zadatke na temelju toga gdje i kako ih radite. Pokušajte obavljati više zadataka na istom mjestu, na primjer na računalu ili telefonu. Tada možete obaviti sve stvari koje trebate učiniti na jednom mjestu bez gubljenja vremena na pokretanje i zaustavljanje zadataka radi premještanja s mjesta na mjesto. Na primjer, ako trebate potražiti telefonski broj nekoliko lokalnih tvrtki i kupiti nešto online, možete upotrijebiti svoj telefon da potražite njihove podatke za kontakt i zatim naručite putem aplikacije. Zatim možete odložiti telefon i usredotočiti se na druge zadatke. Ako trebate obaviti nekoliko telefonskih poziva, obavite ih jedan za drugim i zatim uzmite pauzu od korištenja telefona dok obavljate druge zadatke.
Ujutro obavite svoje najizazovnije zadatke. Pokušajte svoje najteže zadatke riješiti ujutro kada imate najviše energije i motivacije, što će vam pomoći da ih brzo riješite. Nastojte završiti sve svoje teške zadatke prije podneva, ostavljajući drugu polovicu dana za manje važne zadatke i planiranje za sljedeći dan. Na primjer, ako trebate završiti seminarski rad i obaviti nekoliko poziva, trebali biste planirati završiti rad ujutro i telefonirati popodne. Na taj način ćete posao završiti i brže ćete rješavati manje zadatke.
Stavite slušalice kako biste blokirali ometajuću buku. Kada pokušavate brzo raditi, smetnje vam mogu poremetiti raspored. Nosite slušalice i slušajte glazbu, audioknjigu, vijesti ili podcast kako biste blokirali ometajuću buku. Ovo je posebno korisno ako radite u blizini drugih ljudi koji govore ili su općenito glasni.
Nagradite se čestim, kratkim odmorima kako biste obnovili energiju. Izbjegnite izgaranje dajući svom umu i tijelu vremena za odmor tijekom dana. Neki stručnjaci preporučuju 10 minuta odmora za svakih 50 minuta rada, ali to možete prilagoditi prema potrebi. Na pauzi provjerite SMS poruke, popijte kavu, prošećite ili nešto prezalogajite. Čak i ako ne osjećate da vam je potreban odmor, ipak uzmite kratki odmor. Ustanite i istegnite se ili uzmite malo vremena da popijete malo vode. Vaše tijelo će vam biti zahvalno!
Napravite kantu za čišćenje ili “pojas za alat” za dubinsko čišćenje. Napunite kantu svim potrebnim sredstvima za čišćenje ili prenamijenite stari remen za alat tako da ga napunite četkama, ručnicima i sredstvima za čišćenje. Zatim nosite kantu ili nosite pojas po kući dok čistite kako ne biste trčali naprijed-natrag do sredstava za čišćenje. Kada upotrijebite predmet, ne zaboravite ga vratiti u kantu za smeće ili zamijeniti novim za sljedeći put kad čistite.
Zamolite druge ljude u svojoj kući da vam pomognu. Neka vam djeca ili cimerica pomognu s pranjem rublja ili napravite traku za odlaganje posuđa. Delegiranje različitih poslova različitim ljudima znači da jedna osoba neće na kraju obaviti sav posao, a svi će se osjećati kao da su pridonijeli. Ako vaša kuća ili stan ima više katova, razmislite o tome da za svaki kat imate kantu za smeće kako biste izbjegli nošenje svih svojih proizvoda gore-dolje po stepenicama.
Usredotočite se na dovršavanje jedne po jedne sobe. Počnite raditi na sobi i nemojte stati dok ne završite sve što treba učiniti u toj sobi. Izbjegavajte ići naprijed-nazad između soba i planirajte čišćenje tako da možete ići kroz kuću po redu. Na primjer, u spavaćim sobama usredotočite se na sklapanje prljave odjeće, odlaganje čiste odjeće, spremanje kreveta, brisanje prašine i usisavanje. Nakon što završite spavaću sobu, prijeđite na kupaonicu da poprskate površine, očistite WC, očistite ogledalo, oribate umivaonik i tuš, obrišite površine i obrišite pod. U kuhinji operite suđe, napunite perilicu posuđa, očistite radne površine, obrišite aparate i obrišite pod. Sačuvajte dnevni boravak za posljednji dio i ne zaboravite počistiti nered, obrisati prašinu u sobi, obrisati površine i usisati cijelu sobu.
Usišite i obrišite od najudaljenijeg kuta sobe do ulaza. Kada trebate očistiti podove, počnite od najudaljenijeg kuta od vrata i radite u dugim, ravnim linijama kako biste pokrili što veću površinu. Pokušajte izbjeći preklapanje redova i ne brinite da ćete propustiti malu traku poda između redova. Kada završite s brisanjem ili usisavanjem, možete izvući usisavač ili krpu s vrata i prijeći u sljedeću sobu.
Zapišite sve zadatke koje trebate obaviti. Planiranje unaprijed pomoći će vam da dobijete realnu predodžbu o tome koliko možete učiniti u jednom danu. Razmislite o svim stvarima koje trebate obaviti i zapišite ih na popis obaveza ili neka taj popis radi na vašem telefonu. Neki ljudi smatraju da je pisani popis korisniji jer mogu prekrižiti svaki zadatak dok ga dovršavaju. Ako vas telefon neće ometati, možete upotrijebiti podsjetnik ili aplikaciju za popis obaveza da napravite virtualni popis. Zatim možete ukloniti svaki zadatak dok ga dovršavate i ne morate brinuti da ćete izgubiti popis.
Procijenite koliko će vam vremena trebati da izvršite svaki zadatak. Dajte si dovoljno vremena da dovršite zadatak, ali nemojte precjenjivati koliko će vam vremena trebati. Pokušajte svakom zadatku dodijeliti vremenski blok od 15, 30 ili 60 minuta kako biste dovršili taj zadatak. Sve vaše procjene trebaju odgovarati količini posla koji je uložen u svaki zadatak. Na primjer, usisavanje kuće može trajati 15 minuta, ovisno o tome koliko soba morate usisati. Pisanje poslovnog izvješća može potrajati dulje, primjerice 60 minuta, jer zahtijeva istraživanje i pisanje.
Postavite vremensko ograničenje od 5 ili 10 minuta za manje zadatke. Stvari poput telefoniranja ili slanja e-pošte mogu dugo trajati. Kada pravite svoj dnevni raspored, posvetite kratak vremenski period obavljanju što više sitnih zadataka u tom vremenskom razdoblju. Tako nećete zauzimati veći dio vašeg dana. Na primjer, ako imate puno telefonskih poziva i e-poruka za poslati, provedite 10 minuta telefonirajući što je više moguće, fokusirajući se prvo na najvažnije pozive. Ako imate puno e-mailova za odgovoriti, odvojite 10 minuta da odgovorite na najhitnije e-mailove, a ostatak ostavite za jedan dan kada imate više slobodnog vremena.
Upotrijebite mjerač vremena kako biste bili sigurni da ostajete unutar svojih vremenskih ograničenja. Postavite mjerač vremena na svom telefonu ili upotrijebite štopericu da vas podsjeti koliko dugo trebate izvršiti zadatak. Ako odvojite 30 minuta za zadatak, postavite mjerač vremena na 30 minuta i provjerite svoj napredak kada se mjerač vremena isključi. Ako ste blizu završetka, iskoristite dodatnih 5 ili 10 minuta da dovršite zadatak. Ako ste obavili manje od 3/4 zadatka, pogledajte svoj raspored da vidite koji se zadaci mogu odgoditi kako biste mogli završiti. Alternativno, možete prestati raditi na zadatku ako taj dan nije dospio.
Vratite se na raspored nakon ometanja. Ako vam se tijekom dana dogodi da vam pažnja odvuče pažnju, ne brinite! Pregledajte svoj raspored da vidite koliko ste vremena potrošili i riješite se nevažnih zadataka. Odredite prioritete zadacima koje morate dovršiti danas i odgodite sve što može čekati. Ako trebate zatražiti produljenje roka za dodjelu zadatka, svakako objasnite situaciju. Ne očekujte da će vam biti odobreno produljenje i nemojte koristiti produljenje da odugovlačite do novog roka!
Obratite pozornost na svoj kalendar i rokove. Ponekad vas rok može natjerati da radite brže kako biste “pobijedili vrijeme”. To će vam također pomoći da organizirate svoj posao kako biste ga obavili na vrijeme. Ako vam je rok daleko, možete svoj posao podijeliti na nekoliko dana. Međutim, ako je bliže, možda ćete morati posvetiti nekoliko dana samo radu na završetku projekta.
