Uljudno pozdravite drugog pozivatelja. Bilo da upućujete ili primate poziv, svakako pristojno pozdravite drugu osobu. Pozdravite drugog pozivatelja kao da ga osobno vidite. Ako osobu ne poznajete, predstavite se kao da je prvi put osobno susrećete. Ako poznajete osobu koju zovete, svakako se identificirajte prije nego započnete razgovor. Uobičajeni, pristojni pozdrav za upućivanje poziva je: “Bok, moje ime je… Kako ste danas?” Ako odgovarate na poziv, uobičajeni pozdrav bi bio: “Zdravo, kako ste? Hvala vam puno na pozivu.” Posjetite naš drugi vodič o tome kako pristojno odgovoriti na telefon.
Govorite normalnim tonom glasa. Ako govorite preglasno u telefon, to može smetati osobi na drugoj liniji. Slično tome, ako govorite pretiho, osobi na drugoj liniji može biti teško i naporno da vas čuje. Govoreći normalnim tonom glasa izbjeći ćete da sugovornika ne posramite. Ako ste zabrinuti da govorite preglasno ili pretiho, recite “Oprostite, čujete li me dobro?”
Govorite izravno u telefonsku slušalicu. Ako govorite normalnom glasnoćom, druga strana na drugoj liniji teško će vas čuti osim ako ne govorite izravno u slušalicu svog telefona. To je namjena telefona, a pravilna uporaba uređaja osigurat će da vas osoba na drugoj liniji može dobro čuti. Ako postoji problem s vašim usnikom, razmislite o kupnji hands-free slušalica kako biste uklonili problem.
Nemojte jesti dok razgovarate telefonom. Jedna od najgrubljih stvari koje možete učiniti dok telefonirate je jesti, piti ili žvakati žvakaću gumu. Telefonske slušalice pojačavaju zvukove žvakanja i nepristojno je tjerati pozivatelja da sluša te zvukove. Ako ste planirali ručak i razgovarate telefonom, ili pričekajte da telefonski razgovor završi ili pitajte osobu s kojom razgovarate možete li je nazvati nakon što jedete.
Uklonite smetnje dok razgovarate telefonom. Tijekom telefonskog razgovora važno je ograničiti smetnje što je više moguće. Ako ste kod kuće, utišajte glazbu koju možda puštate i isključite TV. Predvidite koje bi vas druge stvari mogle omesti prije nego što uputite poziv i učinite sve što možete da izbjegnete te smetnje. Ako u sobi ima drugih ljudi, razmislite o izlasku van ili u drugu prostoriju kako ne biste došli u iskušenje razgovarati s njima dok telefonirate.
Zamolite da nazovete osobu ako imate lošu uslugu. Ako razgovarate mobitelom u području s lošom mobilnom uslugom, najbolje je da osobu pitate možete li je nazvati. Suočavanje s lošim prijemom može biti nepristojno prema drugoj osobi, osobito ako neko vrijeme morate ostati u lošoj službi. Pristojno zamolite možete li nazvati osobu kasnije i ispričati se zbog neugodnosti. Ljubazan način da zamolite nekoga da nazovete bio bi reći: “Oprostite, ispričavam se. Čini se da imam lošu uslugu mobitela. Mogu li te nazvati što je prije moguće?”
Recite hvala i doviđenja na kraju razgovora. Pristojno je zahvaliti se na kraju telefonskog razgovora, ali važno je i pozdraviti se. Budući da nema znakova lica dok razgovarate telefonom, često može biti teško znati kada je poziv završio. Rekavši: “Hvala na pozivu, doviđenja!” bit će vam oboma jasno da je telefonski poziv gotov. Posjetite naš drugi vodič za više informacija o pristojnom prekidanju telefonskog poziva.
Javite se na telefon nakon 2 do 3 zvona ako primite poziv. Ako se javljate na telefon za poslovni poziv, najbolje je da drugu osobu ne držite na čekanju. Priprema za zakazani poziv omogućit će vam da se javite na telefon u odgovarajuće vrijeme, a ujedno će vam dati vremena da se riješite svih smetnji koje bi vas mogle ometati. Ako poziv nije zakazan, manje je važno da na poziv odgovorite unutar 2-3 zvona, ali se ipak trebate javiti što je brže moguće.
Pozdravite pozivatelja njegovim profesionalnim nazivom. Obraćajte se pozivatelju njihovim profesionalnim nazivom, kao što su g. Brown ili gđica Smith, umjesto da ih zovete imenom. Ovo je pristojan poslovni bonton osobno i treba ga shvatiti ozbiljno i telefonom. Ako ste na bazi imena, u redu je odbaciti službeniju titulu preko telefona.
Molimo vas da se ispravno identificirate ako upućujete poziv. Kada nekoga nazovete i on se javi na telefon, važno je da se identificirate i kažete osobi o čemu zovete. To će ukloniti svaku zabunu s njihove strane i osigurati da razgovor bude što učinkovitiji.
Koristite profesionalni jezik. Izbjegavajte korištenje slenga ili vulgarnosti kada telefonom predstavljate svoju ili tuđu tvrtku. Ponašajte se kao na poslu, profesionalnim, primjerenim jezikom. Ako se pitate je li nešto što želite reći prikladno, zamislite da to kažete na poslu i predvidite hoće li biti dobro primljeno. Dobro pravilo je igrati na sigurno i ignorirati sve što kažete ako ste u nedoumici je li to prikladno ili ne.
Zamolite da osobu stavite na čekanje ako morate. Bilo da radite u uredu ili kod kuće, tijekom poslovnog razgovora neizbježno će se pojaviti smetnje. Ako vaša pažnja na trenutak treba biti negdje drugdje, primjeren je bonton da se ispričate i pitate osobu na drugoj liniji je li u redu staviti je na čekanje. Obavezno koristite značajku “čekanja” na svom telefonu, jer će ona prekinuti vaš kraj linije. Ako to zaboravite učiniti, osoba s druge strane vas možda ipak može čuti.
Budite strpljivi i pomozite koliko god je to moguće. Postoje trenuci kada poslovni razgovori mogu postati malo napeti, a strpljenje je važno za pravilan telefonski bonton. Ako je sugovornik uzrujan zbog određenog problema, pažljivo ga saslušajte i odlučite kako mu najbolje pomoći. Izbjegavajte biti bezobrazan ili grub na bilo koji način. Ako se pogorša, zamolite da na trenutak stavite pozivatelja na čekanje. Iskoristite ovo vrijeme da se smirite, duboko udahnete i povratite kontrolu nad situacijom.
Ostavite sažete poruke govorne pošte. Ako se osoba koju kontaktirate ne javi, svakako se jasno identificirajte, ostavite svoj broj telefona i ukratko opišite zašto zovete. Duge poruke su nepristojne i neučinkovite, jer osoba na drugoj liniji može prestati slušati nakon nekog vremena. Koristite pravilan telefonski bonton kada ostavljate poruku i budite što jezgrovitiji. Prije poziva dobro je zapisati poruku govorne pošte kako biste bili spremni ako se primatelj ne javi na telefon.
Zatražite potrebne podatke ako primite poruku. Ako primate poruku za nekog drugog, važno je pristojno pitati drugu osobu za ime, telefonski broj i razlog poziva. Traženje ove tri stvari omogućit će da se razgovor pokrene i da sugovornik krene dalje što je moguće učinkovitije. Nakon što primite potrebne podatke za povratni poziv, zahvalite osobi na pozivu i recite joj da ćete informaciju proslijediti što je prije moguće.
